NetVision2014 – Gdy klient chce znać cenę i termin, a my jesteśmy zwinni…

Na początku współpracy z Klientem, ciężko jest go przekonać do zwinnej współpracy. Często zostaje nam się zgodzić na fixed-price lub unieść się dumą i ideałami oraz odejść z kwitkiem. Jak „przeszczepić” metodyki zwinne do ciała projektu realizowanego klasycznie i zarobić…?

Sławek Łukjanow

Bardzo się cieszę, że zacząłem swoją karierę od metodyk klasycznych. Teraz wiele osób zaczyna od metodyk zwinnych i na nich kończy myśląc, że są lekiem na całe zło.

A gdzie w metodykach zwinnych znajdziemy sposoby na określanie, które projekty realizować a które nie? Które z nich mają największą wartość dla firmy?

A może odpowiedzą na to, jak zarządzać czasem i kosztami w projekcie?

Albo jak dobrze dobrać idealny zespół projektowy lub co zrobić, gdy w zespole brakuje odpowiednich kompetencji?

A jakie są najważniejsze ryzyka w projekcie i jak powinniśmy na nie reagować?

Kto jest interesariuszem?

Na to i wiele innych pytań metodyki Agile m.in. Scrum czy Kanban nie odpowiadają. Co więcej, one zakładają, że będziemy znali odpowiedzi na te pytania, zanim zaczniemy proces wytwórczy.

To może z kolei metodyki tradycyjne są takie wspaniałe i należy tylko z nich korzystać?

Chciałbym w takim razie zobaczyć, jak Richard Branson przychodzi do szefa Virgin Galactic i mówi „Słuchaj George, chciałbym mieć statek kosmiczny, który wozi ludzi po orbicie okołoziemskiej. Ile mnie to będzie kosztowało i na kiedy mogę to mieć?”

Richard Branson - Virgin Galactic

Nie dość, że cholernie ciężko to oszacować, to jeszcze pojawia się pytanie… Czy to w ogóle jest możliwe przy obecnych technologiach i przy obecnym prawie?

To by George Whitesides miał niezły orzech do zgryzienia.

Elżbieta Bieńkowska - Minister(ra) Infrastruktury i Rozwoju

Z drugiej strony niezwykle zabawne byłoby, gdyby ministra Elżbieta Bieńkowska zapytała wykonawcę jednego z odcinków autostrady A1 o termin zakończenia prac, a on – frywolnie – odpowiedział „Pani kierowniczko, jak ułożymy asfalt na całym odcinku, to skończymy. Na razie wykonaliśmy wszystkie prace na odcinku 500m i teraz zabieramy się za kolejny. Ale na tych 500m już może Pani jeździć tam i z powrotem. Zastanawiamy się jeszcze tylko, czy na pewno prowadzić A-jedynkę przez Częstochowę i gdzieś w połowie backloga o tym zdecydujemy…”.

OK! Ale pomiędzy tymi skrajnościami znajdują się projekty, w których ciężko jednoznacznie wskazać najlepszą metodykę.

Agile, TPM, a może połączyć?

To właśnie te projekty mają największy potencjał do łączenia metodyk ze sobą.

Za przykład weźmy taką typową osiem-jedynkę (8.1), czyli projekt e-usługi, dofinansowany przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka.

Nasz klient złożył wnioski o dofinansowanie na 10 projektów, ale oceniającym akurat przypadł do gustu portal o kotkach.

Polaroid kotka

Innowacją ma być automatyczne rozpoznawanie rasy kotka na podstawie przesłanych zdjęć.

Zakres był pisany na kolanie, zresztą jak w 9 pozostałych wnioskach, ale akurat ten projekt otrzymał dofinansowanie, bo do obsługi portalu zatrudnimy 5 niepełnosprawnych zamieszkałych na terenach wiejskich.

Teraz klient organizuje przetarg, w którym wniosek wskazuje jako zakres projektu i prosi o podanie terminu wykonania i ceny. Zaczyna się tradycyjnie…

Gdybyście mieli to szczęście wziąć udział w opisywaniu (za pieniądze Klienta) zakresu projektu, to już mielibyście ogromną przewagę nad pozostałymi uczestnikami przetargu.

Może Was zaskoczę, ale warto w tym momencie zadzwonić do Klienta (a właściwie potencjalnego Klienta) i zapytać, jaki budżet ma przeznaczony na ten cel i jaki jest maksymalny termin wykonania. I tak przecież wygra najlepsza oferta! Nawet jeżeli nie dowiemy się nic o cenie, to będziemy chociaż znali maksymalny termin.

To bardzo cenna wiedza! W wielu wypadkach, przetarg wygrywa ten, kto zmieści się w maksymalnym terminie i jednocześnie poda najniższą cenę.

Nadchodzi newralgiczny moment, czyli szacowanie kosztów realizacji projektu. Szczególnie dla zespołów przyzwyczajonych do rozliczenia „time and materials” może to być problem.

Szacowanie pracochłonności

Warto w tym momencie poświęcić trochę czasu na opisanie samodzielnie zakresu w sposób zwinny – w postaci historyjek użytkownika z kryteriami akceptacyjnymi. Tak, jak to sobie wyobrażamy, jednocześnie pokrywając w 100% zakres projektu opisany we wniosku. Jeżeli wygramy przetarg, nie będzie to czas stracony.

Jeżeli znamy tempo pracy zespołu z poprzednich projektów, to ich nawet zgrubne szacowanie punktowe może nam bardzo dużo powiedzieć.

Ja zwykłem pytać zespół przy każdej historyjce, na ile są pewni, że to szacowanie jest prawidłowe. Jeżeli są pewni, to zostawiam je tak jak jest. Jeżeli lekko się wahają, to mnożę szacowanie razy 2. Jeżeli wątpliwości są duże, to szacowanie tej historyjki mnożę razy 3 lub więcej – w zależności od stopnia niepewności.

W projekcie z kotkami okazuje się, że niemal wszystkie funkcjonalności są oczywiste i proste, a tylko jedna – rozpoznawanie rasy kotka po zdjęciach – wydaje się bardzo niepewna. Bardzo ważną informacją jest to, że ta funkcjonalność może być w ogóle niewykonalna.

To dla mnie informacja, że czas szacowany czas jej wykonania mnożę razy 5 i wpisuję, że jest potencjalnie niemożliwa do realizacji.

Mam już wszystkie informacje potrzebne do złożenia oferty.

Oferta cenowa dla Klienta

Konkurentów cenowo pokonujemy dosłownie o włos. Za to termin wykonania mamy duuuużo dłuższy. To daje nam dodatkowy czas  na znalezienie rozwiązania algorytmu rozpoznającego rasę kotka.

Na razie jeszcze bez hura-optymizmu, bo teraz drugi newralgiczny moment – podpisanie umowy.

Mając w backlogu funkcjonalność potencjalnie niewykonalną, musimy zadbać o to, żeby w umowie znalazł się zapis pozwalający nam odstąpienie od umowy bez podania przyczyny. Klient może się obawiać, że zostawimy go na lodzie, a on nie będzie miał szans znaleźć innego wykonawcy. Dlatego ten zapis powinien obowiązywać np. przez pierwszy miesiąc umowy. Klientowi, w razie czego, da to czas na znalezienie innego wykonawcy, a nam czas na sprawdzenie wykonalności algorytmu rozpoznającego rasę.

Bez tego zapisu bardzo dużo ryzykujemy – czasem nawet przyszłość firmy. Lepiej stracić trochę pieniędzy niż firmę i/lub reputację.

Podpisanie umowy

Gdy umowa zostanie podpisana, czas zabrać się za pracę. Teraz już nic nie stoi na przeszkodzie, żeby prace realizować zgodnie z jedną z metodyk zwinnych, np. Scrum.

Kolejność backloga (tym razem nie największa wartość dla Klienta, tylko minimalizacja ryzyka dla nas):

  • Potencjalnie niemożliwe funkcjonalności lub te z wysokim mnożnikiem
  • Spełnienie wniosku (jakkolwiek nie byłoby to naciągane)
  • Założenia do zweryfikowania przez użytkowników
  • Inne prace (np. grafika – w projekcie często zawarta jako koszt, a rzadko jako oceniany zakres)

Na początek wystarczy nam minimalny zespół, który potwierdzi możliwość wykonania newralgicznego algorytmu. Nie potrzebujemy grafika, testera i innych osób.

Minimalny Zespół

Określamy tylko, że zespół ma maksymalnie miesiąc czasu (zgodnie z umową) i maksymalnie np. 5 tys. zł na potwierdzenie wykonalności tej historyjki – zależy co nadejdzie szybciej. Do tego już teraz co tydzień możemy organizować spotkania podsumowujące iterację, bo być może już po 2 tygodniach i wydaniu 1000 zł znajdziemy rozwiązanie.

I tak – krok po kroku – zwinnie docieramy do końca projektu. Osiągamy wysokie zyski i mamy bardzo zadowolonego klienta, który chętnie poleci nas dalej.

Sukces

* Obecny artykuł powstał na podstawie mojego wystąpienia podczas konferencji NetVision 2014 – ścieżka PM – 12. kwietnia 2014, Gdański Park Naukowo-Technologiczny (GPNT)

NetVision2014 – Gdy klient chce znać cenę i termin, a my jesteśmy zwinni…
Tagged on:                 
  • Kar

    Najlepszy artykuł o zarządzniu projektami ever, swoją drogą wyobraź sobie innowacyjny projekt bez zarządzania projektem- brawo! Tak właśnie się stało u mnie. Na szczęście jest helpdesk który pomaga jakoś to ogarniać. Projekt jest w środku praktycznie ale nadal większa część prac przed 7 osobowym zespołem + klient. Jest sens teraz tworzyć projekt? Odezwij się u mnie na stronie. Algorytm za nami, ale wasz mnie rozłożył na łopatki. Super wniosek! Elegancki xD

    http://karolinakoscielniak.pl/