Zadaniowe rozliczanie projektów

Tablica

Zalety

  • łatwiejsze zaplanowanie budżetu projektu
  • nieprzekraczanie budżetu projektu

Wady

  • zwiększone ryzyko dla harmonogramu projektu
  • możliwość utraty najbardziej wartościowych pracowników
  • większe zaangażowanie Project Managera w proces budżetowania projektu
  • możliwe problemy z egzekwowaniem poprawek w krótkim czasie
  • pojawienie się nieprzewidzianych prac powoduje wzrost kosztów projektu
  • konieczność dokładnego oszacowania całego projektu (lub etapu) przed jego rozpoczęciem
  • problem ze znalezieniem wykonawców do najmniej intratnych, nudnych lub trudnych do oszacowania zadań
  • problem z określeniem faktycznego czasu poświęconego na zadania

Jak widać system rozliczania zadaniowego ma niewiele zalet przy dużej ilości wad. Nie chodzi tu jednak o ilość zalet, ale o ich wagę. W niektórych projektach, a nawet firmach, ograniczenie szansy przekroczenia budżetu jest tak ważne, że istniejące wady nie są w stanie przeważyć. Co więcej, większości problemów w tego typu projektach da się uniknąć lub – przynajmniej – da się w znacznym stopniu ograniczyć ich negatywny wpływ.

Chyba nikogo nie muszę przekonywać, że świadomość kosztów na początku projektu i łatwość dotrzymania budżetu w projekcie jest dla wielu PMów Świętym Graalem. Jak to cudownie podzielić projekt na etapy i zadania, kazać pracownikom oszacować to kosztowo, podpisać stosowne umowy i tylko patrzeć, jak pracownicy sami muszą martwić się o to, czy zadanie wyszacowane na 200 godzin zajmie właśnie tyle, a może jednak 300, 400, 500 godzin…

Nie o to tutaj chodzi! Nigdy nie zapominajmy, że to ludzie są największym dobrem w projektach. Zgrany zespół jest nie do przecenienia, a budżet… zawsze można trochę nagiąć. Ważne jest to, że wilk może być syty i owca cała.

Zwiększone ryzyko dla harmonogramu projektu

Problem ten występuje tylko wtedy, gdy nie podpiszemy stosownych umów z wykonawcami precyzujących termin oddania prac. W skrajnych przypadkach można zawrzeć klauzule określające kary za niedotrzymanie terminu. Należy jednak pamiętać, że im bardziej restrykcyjnie podejdziemy do sprawy, tym koszt wykonywanych prac będzie wyższy (zwiększone ryzyko = dodatkowy narzut).

Sensownym kompromisem w projektach, które nie są bardzo pilne jest możliwość nieodebrania prac i brak zapłaty w przypadku spóźnienia. Oczywiście Project Manager nie musi zawsze tego egzekwować, jednak zupełne ignorowanie opóźnień może być katastrofalne dla projektu.

Możliwość utraty najbardziej wartościowych pracowników

Grupa ludzi, która ceni sobie stabilność, może bardzo szybko zniechęcić się do tego pomysłu i poszukać sobie pracy w innym projekcie lub innej firmie. Jeżeli pracownik już wcześniej pracował na umowę o dzieło, zmiana nie będzie duża, jednak przejście z umowy o pracę na rozliczanie zadaniowe przy pomocy umów o dzieło będzie jak skok do basenu z zimną wodą z wysokości 15 metrów – niewielu się to spodoba. Tutaj najważniejsza może się okazać opieka lidera i pomoc w początkowym etapie przy szacowaniu i rozliczeniach.

Pokrzywdzone mogą również czuć się osoby, które nie najlepiej szacują czas potrzebny na wykonanie zadania. Najczęściej będą to mniej doświadczeni pracownicy, jednak w innowacyjnych projektach nawet pracownicy z długoletnim stażem mogą mieć z tym problem.

Większe zaangażowanie Project Managera w proces budżetowania projektu

Jeżeli PM nie potrafi sam oszacować zadań w projekcie, będzie potrzebna również pomoc innych specjalistów – spoza Zespołu Projektowego.

Pomocne może być również niezależne szacowanie zakresu przez wszystkich członków zespołu. Trzeba jednak pamiętać, że nie mogą oni wcześniej znać zakresu, bo ułatwiłoby to wspólne ustalenie zawyżonych wielkości.

Zawsze jednak warto skonsultować się z osobami niezaangażowanymi bezpośrednio w projekt, ponieważ może to wskazać nie tylko problemy zawyżenia szacunków, ale również zaniżonych wartości – co mogłoby się okazać zgubne dla harmonogramu projektu i dla morale osób, które błędnie oszacowały zadanie (więcej pracy za te same pieniądze).

Zebrane oszacowania kosztowe poszczególnych prac należy brać pod uwagę przy podziale zadań tak, aby koszt całego projektu był jak najniższy. Jeżeli koszt nie jest krytycznym elementem, należy pozwolić zespołowi samodzielnie podzielić między siebie zadania. Zwiększy to zaangażowanie członków zespołu, a projekt ma większe szanse na sukces.

Możliwe problemy z egzekwowaniem poprawek w krótkim czasie

Wyobraźmy sobie sytuację, w które projekt ma się ku końcowi, Klient dostaje produkt do akceptacji… i okazuje się, że zawiera on drobny błąd. Problem uniemożliwia Klientowi korzystanie z produktu. Pierwszy lepszy specjalista mógłby szybko rozwiązać problem, jednak przy rozliczaniu zadaniowym błąd powinien poprawić wykonawca. Może się jednak okazać, że jest aktualnie niedostępny (wakacje, choroba). Na pewno zawarliśmy w umowie z wykonawcą podpunkt mówiący o naprawach gwarancyjnych. Tylko, czy w tej sytuacji można i warto czekać…?

Formułując umowy z wykonawcami powinniśmy zawrzeć klauzulę, która nakazuje naprawę – przynajmniej krytycznych błędów – w bardzo krótkim czasie lub przenosi na wykonawcę koszt ich naprawy, jeżeli nie może on ich wykonać w określonym terminie.

W niektórych sytuacjach przydaje się też rezerwa budżetowa, którą możemy przeznaczyć na dodatkową pracę, a z wykonawcą „policzyć się „później.

Pojawienie się nieprzewidzianych prac powoduje wzrost kosztów projektu

W niektórych projektach nie da się łatwo przewidzieć wszystkich niezbędnych prac. Wszelkie dodatkowe prace musimy opłacić. Przyda się tutaj Rezerwa budżetowa, której wielkość powinna być zawsze uzależniona od ryzyka projektowego. Trudność precyzyjnego określenia lub oszacowania wszystkich zadań jest oczywiście ryzykiem.

Istnieje drugi sposób na zabezpieczenie się na tą ewentualność. Możemy rozliczenia prowadzić etapami, a następne zadań przydzielać dopiero po zakończeniu poprzednio realizowanych. Jeżeli pojawi się drobne zadanie zawsze możemy wynegocjować z wykonawcą jego uwzględnienie wśród następnych zadań. Wykonawca może się nie zgodzić na zwiększenie (drobne) zakresu prac przy utrzymaniu tej samej stawki, jednak będzie to raczej rzadkość. Możemy też obiecać premię po zakończeniu projektu lub ewentualnie (czego nie powinniśmy robić) uwzględnienie tej różnicy przy następnym projekcie.

C.D.N.

Zadaniowe rozliczanie projektów
Tagged on:             

2 thoughts on “Zadaniowe rozliczanie projektów

  • 2010-05-25 at 19:49
    Permalink

    Skupiłeś się na wadach i zaletach. Ale nie napisałeś, na czym to zadaniowe rozliczanie polega u licha 🙂 Domyślam się tego jednak.

    „Nie” z rzeczownikami i przymiotnikami zwykle piszemy razem.

  • 2010-06-06 at 19:43
    Permalink

    Faktycznie, mógłbym napisać parę słów o tym, jak rozumiem zadaniowe rozliczanie. Przy najbliższej aktualizacji / rozbudowaniu tego wpisu postaram się to wyjaśnić.
    Błędy oczywiście poprawiłem – dziękuję za celną uwagę.

Comments are closed.